Outil utilisé en interne chez DDLP. Déploiement proposé dans le cadre d’un accompagnement Google Workspace, selon les besoins de votre organisation.
Supprimer la saisie manuelle des justificatifs comptables
Utilisé en interne chez DDLP, cet outil rassemble dans l’environnement Google Workspace déjà en place les étapes de vérification, de classement et de transmission au comptable des tickets, factures et documents bancaires — une succession de manipulations qui, faite à la main, prend du temps et augmente le risque d’oubli ou d’erreur.
Il transforme les documents déposés en informations structurées et en livrables comptables plus simples à contrôler.
Un parcours simple dès l’entrée du document
Pour les tickets, l’utilisateur s’appuie sur l’application mobile Google Drive pour les numériser. Le document est enregistré directement dans le dossier prévu à cet effet, sans transfert intermédiaire vers un autre outil.
Pour les factures de vente, l’utilisateur dépose manuellement les fichiers dans le dossier Drive correspondant. Ils rejoignent ensuite le même parcours de traitement et de suivi.
Pour les factures d’achat, un outil DDLP complémentaire automatise leur récupération depuis les pièces jointes Gmail. Il dépose les fichiers dans Drive afin qu’ils rejoignent ensuite ce parcours de traitement.
Un classement lisible sans effort de renommage
Après leur analyse, les factures d’achat et les tickets sont renommés automatiquement. Le nom du fichier rassemble les informations utiles à son identification :
- la date de l’opération ;
- le nom du tiers ;
- le numéro de la pièce ;
- le montant TTC.
Ce renommage homogène améliore la lisibilité des dossiers Drive et facilite la recherche d’un justificatif, sans demander de saisie supplémentaire à l’utilisateur.
Ce que l’outil prépare
- le traitement de tickets et de factures déposés dans Google Drive ;
- l’extraction de données utiles avec Gemini ;
- le renommage automatique des factures d’achat et des tickets ;
- le suivi des pièces et des anomalies dans Google Sheets ;
- des contrôles périodiques sur les documents attendus ;
- la préparation d’exports PDF, CSV et XLSX pour la comptabilité ;
- un brouillon Gmail permettant de transmettre les éléments préparés.
Une brique de l’accompagnement Workspace
Cet outil fait partie des dispositifs que DDLP Lab peut déployer dans le cadre d’un accompagnement Google Workspace. Il est configuré dans le Workspace de votre organisation, puis adapté à vos flux documentaires et à vos besoins. L’accompagnement comprend le cadrage, la configuration, la mise en place et la prise en main du dispositif.
La version présentée est utilisée en interne chez DDLP. Son déploiement dans une autre organisation se prépare au cas par cas, selon les besoins, les accès et les règles de fonctionnement retenues.
Vos données restent dans votre Workspace
Le modèle retenu conserve les données dans votre environnement : DDLP installe, paramètre et maintient le dispositif, tandis que les documents et les traitements s’exécutent dans votre Google Workspace, dont vous conservez la maîtrise. Aujourd’hui, ce dispositif est utilisé dans le Workspace de DDLP.
Les justificatifs peuvent contenir des informations financières et personnelles. Le dispositif utilise notamment Drive, Sheets, Gmail et Gemini dans le Workspace concerné. Les règles d’accès, de conservation et de traitement sont définies avec votre organisation lors du déploiement.
Vous définissez les personnes autorisées et les destinataires des documents ; le paramétrage tient compte de vos règles internes.