Outil utilisé en interne chez DDLP. Déploiement proposé dans le cadre d’un accompagnement Google Workspace, selon les besoins de votre organisation.
Automatiser l’arrivée des factures, sans transfert manuel
Utilisé en interne chez DDLP, cet outil supprime le transfert manuel des factures reçues par email vers Drive. Les factures arrivent fréquemment sous forme de pièces jointes Gmail ; sans automatisation, leur téléchargement puis leur dépôt dans le bon dossier ajoutent une opération répétitive avant même que le traitement comptable commence.
L’outil automatise ce passage de Gmail vers Drive. L’utilisateur identifie les conversations concernées avec un libellé Gmail ; les pièces jointes sont ensuite copiées dans le dossier Drive configuré pour son environnement.
Une sélection humaine plutôt qu’une détection aveugle
L’outil s’appuie sur une décision humaine simple plutôt que sur une détection automatique complète : en consultant sa boîte Gmail, l’utilisateur applique lui-même un libellé aux conversations qui doivent entrer dans le parcours.
Ce choix fait suite à plusieurs essais d’extraction entièrement automatique des factures, qui produisaient trop de faux positifs et laissaient aussi passer certains documents attendus — un résultat insuffisamment fiable pour un parcours comptable. La sélection explicite par libellé réduit fortement les erreurs de détection tout en restant très rapide à effectuer. À partir de ce libellé, le reste du transfert est automatisé : l’outil prend en charge la pièce jointe, son dépôt dans Drive et le marquage de la conversation traitée.
Un parcours simple et contrôlable
Une fois par jour, l’outil recherche les conversations portant le libellé attendu, enregistre leurs pièces jointes dans Drive puis applique un libellé d’acquittement. Ce marquage évite de traiter plusieurs fois une même conversation.
Les conversations rencontrant une erreur ne sont pas acquittées. Elles peuvent ainsi être reprises lors d’une exécution ultérieure après correction du problème.
Le point d’entrée des factures d’achat
Les fichiers déposés dans Drive peuvent ensuite être repris par l’outil de gestion des justificatifs comptables. Celui-ci analyse les pièces, structure les informations utiles, renomme les documents et prépare les éléments destinés à la comptabilité.
Les deux outils restent séparés : l’un automatise l’arrivée des factures depuis Gmail, l’autre organise leur traitement et leur suivi.
Une brique de l’accompagnement Workspace
Cet outil fait partie des dispositifs que DDLP Lab peut déployer dans le cadre d’un accompagnement Google Workspace. Il est configuré dans la boîte Gmail de chaque utilisateur, avec son dossier Drive et son organisation des libellés. L’accompagnement comprend le cadrage, la configuration, les autorisations et le déclencheur périodique.
La version présentée est utilisée en interne chez DDLP. Son déploiement dans une autre organisation se prépare au cas par cas, selon les besoins, les accès et les règles de fonctionnement retenues.
Vos données restent dans votre Workspace
Aucun transfert automatique vers un service extérieur à Google n’est établi dans le code exporté.
Le dispositif accède aux conversations Gmail portant le libellé source configuré, à leurs pièces jointes et aux métadonnées nécessaires au traitement. Il crée les fichiers dans le dossier Drive choisi et applique un libellé d’acquittement aux conversations traitées.
L’autorisation Gmail demandée permet la lecture et la modification des libellés de la boîte autorisée. Le libellé source détermine les messages effectivement traités ; l’outil ne supprime pas les messages Gmail. Leur conservation reste celle appliquée dans votre Gmail ou votre Google Workspace.
Les pièces jointes copiées dans Drive et les journaux d’exécution restent dans votre environnement Google. Les copies Drive sont conservées selon les règles que vous fixez et les obligations légales applicables aux justificatifs comptables.
Une conservation maîtrisée par votre organisation
Vous conservez la maîtrise des messages Gmail, des copies Drive et des journaux produits par le dispositif. Les règles de conservation et de purge peuvent être définies avec DDLP lors du déploiement, en tenant compte de vos usages et des obligations applicables à vos pièces comptables.