Outil utilisé en interne chez DDLP. Déploiement proposé dans le cadre d’un accompagnement Google Workspace, selon les besoins de votre organisation.
Vos clients voient quand vous êtes disponible pour eux
Cet outil permet à vos clients de voir simplement les créneaux pendant lesquels vous pouvez les recevoir ou échanger avec eux, sans avoir à vous demander vos disponibilités. Il s’appuie sur votre agenda privé : lorsqu’un créneau est occupé, l’information publiée dans l’agenda partagé est neutralisée et n’expose ni le titre ni les détails de votre événement.
Vous n’avez plus besoin de répondre à chaque demande ni de mettre à jour manuellement plusieurs agendas. Chaque client dispose d’une vue simple de vos créneaux, adaptée à la relation que vous entretenez avec lui.
Des règles explicites, adaptées à chaque destinataire
Les événements des agendas sources peuvent porter des hashtags qui indiquent la façon dont le créneau doit être publié : disponibilité, travail à distance, créneau téléphonique ou indisponibilité. L’outil peut aussi appliquer des exceptions manuelles par date et une plage horaire propre à chaque client.
Dans le cas courant, l’agenda client reçoit un titre configuré et sans détail personnel, tel que « Occupé » ou « Disponible à distance ». Un mode particulier permettrait toutefois de transmettre le titre et la description bruts à un client désigné ; cette option n’est ni activée ni retenue dans cette présentation. Le fonctionnement par défaut reste neutralisé.
Le mécanisme le plus différenciant est la personnalisation par client. Si vous taguez un créneau de votre agenda source pour le client X, l’agenda partagé de ce client peut afficher « Travaille pour vous », ou le libellé que vous avez défini. Au même moment, les agendas partagés des autres clients affichent simplement « Indisponible » sur ce même créneau. Chaque client voit ainsi une vue différente et pertinente pour lui, sans accéder aux informations privées de l’événement.
Une brique de l’accompagnement Workspace
Cet outil fait partie des dispositifs que DDLP Lab peut déployer dans le cadre d’un accompagnement Google Workspace. Il est configuré dans vos agendas, votre Google Sheet de règles et les agendas partagés avec vos clients. L’accompagnement comprend le cadrage, la configuration, les autorisations et la vérification des règles de publication.
La version présentée est utilisée en interne chez DDLP. Le modèle est transposable à une activité qui souhaite organiser la relation avec ses propres clients ; son déploiement se prépare au cas par cas, selon les besoins, les accès et les règles de fonctionnement retenues.
La synchronisation est planifiée deux fois par jour dans l’installation actuelle. Un mode de simulation permet de vérifier les règles sans écrire dans les agendas clients. L’outil conserve aussi un journal de synchronisation dans Google Sheets, avec une règle de purge délibérée fixée à 90 jours.
Les agendas que vous partagez avec vos clients
Ces agendas sont les vues que vous mettez à disposition de vos clients pour qu’ils consultent vos créneaux. Les blocs qui y sont publiés deviennent visibles pour les personnes auxquelles vous donnez accès ; le principe retenu est de publier une information neutralisée, comme « Occupé », plutôt que le contenu de l’événement source.
L’outil accède aux titres et horaires des événements sources afin d’appliquer ses règles ; il lit et écrit également les agendas Google Calendar et la Google Sheet de configuration.